Frankfurt International Indexing Conference 2016

Software-Vorträge

Die beiden Vorträge in der ersten Session erläuterten Systeme für das Einbettungs-Indexieren, die beide das Index-Daten-Austauschformat IXML nutzen, welches gemeinsam von Indexing Research (CINDEX) und SKY Index entwickelt wurde. Nach jedem der beiden Vorträge wurde über die Möglichkeiten der Indexierung im Einbettungsprozess diskutiert. Während SmartIndex von abavo lediglich als Teil eines In-house-Publikationssystems dieser Firma zur Verfügung steht, ist IXMLembedder von Leverage Technologies kommerziell erhältlich und kann als Add-in für Word und InDesign installiert werden.

Technische Entwicklungen im Indexing

Im ersten Vortrag sprach Hendrik Case vom Mediendienstleister abavo (Buchloe) über den neuesten Stand von SmartIndex, einer Softwarekomponente für das Einbettungs-Indexieren (in Kombination mit der Nutzung von spezieller Indexing-Software). Abavo bietet neben Publikationsdienstleistungen für Buch- und Zeitschriftenproduktion im Print-, digitalen und Web-Bereich auch Software-Entwicklung an. SmartIndex ist integraler Bestandteil des Produktions-Workflows und wird seit einigen Jahren erfolgreich für Index-Projekte medizinischer Fachbücher eingesetzt.

Der erste Schritt bei SmartIndex ist das automatische Einrechnen von Smart-IDs für jeden Absatz in einem Dokument (Word oder InDesign). Eine Smart-ID hat ein Format wie z. B. #1.02{sidJI0o3xed}, d. h., sie besteht aus zwei Teilen: Der erste Teil kennzeichnet die Absatz-Position im Dokument und der zweite (innerhalb der geschweiften Klammern) ist ein zufällig vergebener Bestandteil, der selbst dann konstant bleibt, wenn das Dokument eine andere Form annimmt (z. B. Umbruchänderung oder EPUB statt Print-Dokument).

Die Indexer können das Register mit der von ihnen bevorzugten Indexing-Software (CINDEX oder SKY Index) erstellen, indem sie Smart-IDs als Fundstellenangaben (Locators) nutzen. Der Index wird im IXML-Format gespeichert. Anschließend kann SmartIndex die XML-Datei importieren und die IDs in Seitenzahlen oder andere Locatorangaben umrechnen. Der fertige Index wird im Layoutprogramm platziert. Mit der EPUB-Komponente, die bald zur Verfügung stehen wird, können die Registereinträge mit den IDs im Original-Dokument verlinkt werden. Unter dem Strich kombiniert SmartIndex Elemente des Einbettungs-Indexierens (nämlich Smart-IDs im Text) mit professioneller Registererstellung, ohne dass Qualität verloren geht.

IXMLembedder

David Ream von seiner Firma Leverage Technologies (Cleveland, Ohio) erläuterte seine neueste Entwicklung, das Index-Einbettungssystem IXMLembedder, welches seit Juni 2016 erhältlich ist. Leverage Technologies ist ein in der Szene sehr bekannter Entwickler von Publikations- und Indexing-Software.

IXMLembedder kann Index-Einträge in Word- und InDesign-Dateien sowie Dateien, die verschiedene Arten von Markup-Tags nutzen (außer PDF), einbetten. In Word wird ein Add-in installiert, dessen Makros mittels Buttons unterhalb der Menüzeile aktiviert werden können. Mit dem Add-in können eindeutige IDs als Locator im Dokument eingefügt werden. Nachdem ein Index-Eintrag in CINDEX oder SKY Index eingegeben wurde, wird statt einer Seitenzahl der betreffende ID-Locator eingefügt. Verschiedene Optionen stehen für die Markierung von Seitenbereichen zur Verfügung. Der Index-Output kann sowohl nach Wort- als auch Buchstabensortierung erfolgen.

Nachdem das Register endbearbeitet und als IXML-Datei gespeichert wurde, bettet die Software die Einträge des fertigen Indexes automatisch an den entsprechenden Stellen im Word- oder InDesign-Dokument ein. Sowohl mehrere Register (z. B. Personen- und Sachregister) im gleichen Dokument als auch ein Register für mehrere Dokumente (eines Buchprojektes) lassen sich einbetten. Es ist möglich, Einträge und IDs später zu überarbeiten und erneut einzubetten. Eine Besonderheit des Programms: Es kann vorhandene eingebettete Register (z. B. von der Vorauflage eines Buches) extrahieren und in einem Format speichern, das in CINDEX oder SKY Index importiert werden kann. Auf diese Weise lassen sich alte Register als Basis für Register von Neuauflagen nutzen. (MR)

Zukunft des Indexing: der zusätzliche Wert verlinkter Register in E-Books

Ursprünglich waren Pilar Wyman (USA) und Pierke Bosschieter (NL) für diesen Vortrag vorgesehen. Letztere fiel leider durch Krankheit aus, steuerte aber erheblich zum Vortragsmaterial bei.

Im Gegensatz zu den mehr technischen Vorträgen der ersten Session, die sich mit Software zur Erstellung verlinkter Register befassten, ging es in diesem Vortrag um die Möglichkeiten, die verlinkte Register bieten – wenn denn Verlage realisieren würden, um wie viel sich damit Sach- und Fachbücher verbessern ließen. Pilar Wyman machte deutlich, dass Register in E-Books derzeit einen sehr armseligen Zustand aufweisen (falls denn überhaupt ein Register enthalten ist); das Register der Druckversion wird nämlich oft mit den völlig nutzlosen Seitenzahlen für das E-Book übernommen. Solch sinnlose Register werden im Fachjargon auch als „tote Indexe“ bezeichnet. Falls nicht irgendwann nützlichere E-Book-Register zur Verfügung stehen, besteht die Gefahr, dass Register (und Indexer) völlig von der Bildfläche verschwinden.

Pilar Wyman zeigte uns statt der „toten Register“ Beispiele von „lebenden“ E-Registern, deren Einträge durch verschiedene Methoden zu den Inhalten verlinkt sind, und zwar oft genau zum Beginn der relevanten Textstelle. Bereits das zeigt, dass es für Verlage keinen Grund mehr gibt, „tote Register“ in ihre E-Books einzubauen. Doch es hat sich inzwischen noch viel mehr getan: Der in den letzten Jahren (unter Beteiligung von Indexern) geschaffene EPUB-3-Standard beinhaltet eine Indexing-Spezifikation, mit deren Hilfe E-Book-Register weit mehr können als ihre Print-Geschwister. Die Möglichkeiten sind praktisch unbegrenzt, um aus einem regulären Print-Register ein völlig neues Navigations- und Suchinstrument zu erschaffen. Beispielsweise kann die Navigation innerhalb des Registers dadurch verbessert werden, dass die Nutzer, ähnlich wie bei der Navigation auf einer Website, Index-Einträge auf- und zuklappen können. Komplexere Funktionen ermöglichen das Filtern von Index-Einträgen mit bestimmten Merkmalen (ähnlich so, wie in gedruckten Registern mit verschiedenen Schriftarten und Symbolen z. B. Abbildungen oder Tabellen verdeutlicht werden) oder das Hervorheben von Textbereichen auf den Inhaltsseiten, so dass Anfang und Ende eines gewünschten Bereiches leicht erkennbar sind. Mit etwas größerem technischen Aufwand ist es zudem möglich, eine Funktion zu integrieren, die mit Hilfe eines Pop-up-Fensters einen Ausschnitt des Registers einblendet, der sich auf die derzeitige Textposition bezieht und dabei auch andere Fundstellen sowie benachbarte Index-Einträge anzeigt – ähnlich ist das auch schon von einblendbaren Anmerkungen in elektronischen Texten bekannt. Umgekehrt könnten Pop-up-Fenster im Register einen Ausschnitt derjenigen Textstelle einblenden, auf die sich der jeweilige Registereintrag bezieht.

Es besteht kein Zweifel darüber (erst recht nicht unter Indexern), dass ein gutes Register weitaus nützlicher für die Leser ist, als sich auf eine Volltext-Suchfunktion zu verlassen. Von entscheidender Bedeutung ist es aber, dass Indexer dies auch gegenüber den Verlagen deutlich machen, nicht nur, um die Leser mit einem verbesserten Werkzeug zu versorgen, sondern auch um den Berufsstand der Indexer zu sichern. Pilar Wyman hinterließ bei den Teilnehmern ein begeistertes Gefühl bezüglich der Möglichkeiten, die gut verlinkte Register bieten. Sie machte zudem auf die Ressourcen aufmerksam, die auf den Websites der verschiedenen Indexing-Verbände zu finden sind. Von besonderem Interesse ist der Artikel von Ceilyn Boyd und Mitch Wade in The Indexer, Vol. 30, Nr. 1, S. 25–37: „Visualizing back-of-book indexes“ (frei zugänglich über die Website von The Indexer: http://www.theindexer.org/online.htm). (AK)

Indexing im Prozess der Buchentstehung

Max McMaster (Australien), der eine jahrzehntelange Erfahrung als Indexer hat, sprach über eine Reihe von Schritten, die sowohl Indexer als auch das Verlagslektorat gehen müssen und über die Einigkeit getroffen werden muss, damit ein Register in der gewünschten Form und zum richtigen Zeitpunkt abgeliefert wird. Zunächst legte Max McMaster dar, was z. B. die Vor- und Nachteile sind, wenn der Autor selbst das Register erstellt. Selbstverständlich hat der Autor das Fachwissen und ist am besten mit dem Buchinhalt vertraut, aber er ist sicherlich seinem Text gegenüber voreingenommen. Der Indexer dagegen ist mit dem Indexing-Prozess vertraut, beherrscht eine professionelle Indexing-Software, die u. a. Flexibilität und Effektivität ermöglicht, und kann mit den Zeitvorgaben hinsichtlich der Fertigstellung des Registers umgehen. Weiterhin dürfte ein Indexer einem Text gegenüber neutral eingestellt sein. Sehr wichtig sind die Verhandlungen darüber, wie der Registerersteller seine Arbeit abrechnen kann (pro Seite, pro Indexeintrag, etc.). Darüber hinaus sollten im Vorfeld unbedingt die folgenden Punkte geklärt werden: Größe des Registers, sind mehrere Register zu erstellen, wie schwierig ist der Text, der indexiert werden soll? Hier muss der Indexer seine gesamte Erfahrung einbringen, um die für ihn besten Bedingungen auszuhandeln. Dazu gehört auch, dass dem Verlag die intellektuelle Leistung bewusst ist (oder gemacht wird), die beim Indexieren erbracht wird und für die eine Zeitvorgabe zugestanden werden muss, die ein Registerersteller nicht unterschreiten kann.

Am Ende seiner Ausführungen lud Max McMaster die Zuhörer zu Fragen ein. Unter anderem kam die Frage zum Zeitraum, in welchem ein Register fertig gestellt sein sollte. Auch wenn es schwierig ist, darauf eine allgemein gültige Antwort zu geben, können doch gewisse Grenzen genannt werden. So wurde einer Lektoratsvorstellung, nach der der Index für ein Buch von 500 Seiten in einer Woche fertig sein sollte, eine Absage erteilt. Die Erstellung eines solchen Index dürfte eher eine Zeit von 10 bis 14 Tagen (wenn nicht mehr) benötigen. (OD)

Weshalb Register fortbestehen und Indexer bleiben

Aus Rochester, New York, kam Frances Lennie zu uns und beendete den Tag mit einem Blick auf die Geschichte der Registererstellung und was wir daraus für die Zukunft ableiten können. Trotz aller technologischer Weiterentwicklung hat das Register über Jahrhunderte hinweg nichts von seiner Bedeutung verloren: Es ist nach wie vor ein allgemein gültiges Instrument, das einfach zu benutzen ist und keiner speziellen Erläuterung bedarf. Auch die Konventionen der Registererstellung haben sich nur unwesentlich verändert, und genau dies ist der Punkt, an dem sich nach Frances Lennies Einschätzung zukünftig etwas ändern muss. Die Leser kennen sich heutzutage mit Technologie wesentlich besser aus und haben, nicht zuletzt wegen der elektronischen Suchmöglichkeiten, andere Erwartungen und Ansprüche an ein Register. Darüber hinaus verfügen sie über bessere linguistische Fähigkeiten und kommen oft aus unterschiedlichen Kulturkreisen. Zu unseren wesentlichen Aufgaben als Indexer gehört es, technisch stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. Zum anderen müssen wir auch die Öffentlichkeit auf dem Laufenden darüber halten, was wir tun, wie wir arbeiten und welchen Zweck Register erfüllen. Und wir müssen versuchen, den Lesern immer wieder deutlich zu machen, dass man mit guten Registern viel einfacher finden kann, wonach man sucht. Am allerwichtigsten dabei ist, die Erwartungen der Leser möglichst gut zu verstehen und die Register und die Art ihrer Erstellung entsprechend anzupassen. Ebenso wie es in früheren Tagen der Registererstellung nicht möglich war, zukünftige Techniken und Lesergewohnheiten vorherzusehen, ist auch heute nur schwer abzusehen, was sich technisch und bei den Ansprüchen und Erwartungen der Leser weiterhin tun wird. Wir sollten auf jeden Fall die Herausforderungen annehmen und nicht blind an überkommenen Verfahren und Konventionen festhalten. (IS)

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